Che cosa sono le spese G&A e perchè sono importanti nelle aziende SaaS

Per redigere un efficiente Conto Economico in un'azienda SaaS è fondamentale prestare particolae attenzione alle spese Generali e amministrative.

spese G&A Saas
spese G&A Saas

Possedere una startup SaaS può essere un’impresa molto redditizia. Tuttavia, mentre crei il software, insegui lead e tieni il passo con il servizio clienti, potresti trascurare alcuni aspetti della tua attività (in particolare quelli che richiedono competenze complesse). La Finanza e la contabilità (insieme alle questioni legali) potrebbero essere solo gli aspetti più trascurati e fraintesi delle startup SaaS. Tuttavia, sono basi aziendali che semplicemente non puoi evitare. Sappiamo quanto possa essere complicata la contabilità SaaS. Anche se hai conoscenza ed esperienza in contabilità, le startup SaaS devono affrontare molti problemi specifici. Fortunatamente, oggi siamo qui per approfondire informazioni relative alle spese Generali e Amministrative (G&A)per le società SaaS. Prima di ciò, tuttavia, dobbiamo alcune nozioni di base della categorizzazione generale delle spese SaaS.

Alcune regole essenziali

Le aziende manifatturiere tradizionali di solito lavorano con due ampie categorie di spesa: costo della merce venduta e spese generali. Costruire un conto economico per una società SaaS è un po’ diverso. Di seguito sono elencate le tre categorie di spesa più fondamentali che compongono le G&A (spese generali) sul conto economico.

Costo dei beni venduti

Questa categoria contiene i costi sostenuti durante la fornitura dei servizi. Di seguito sono riportate alcune sottocategorie:

  • Commissioni del commerciante
  • Stipendio, tasse e vantaggi dell’assistenza clienti
  • Software e servizi utilizzati dal reparto di assistenza clienti

L’impostazione di un costo dei beni venduti appropriato ti aiuterà a tenere conto di metriche SaaS cruciali come Margine Lordo e Lifetime Value del cliente.

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Vendite e Spese di marketing

Le spese tipiche che potresti trascurare qui potrebbero includere:

  • Una combinazione di pubblicità online e offline e iniziative promozionali
  • Salari, bonus e tasse del personale addetto alle vendite e al marketing
  • Costi di qualsiasi software e strumento correlato alle vendite

La contabilizzazione di queste spese può aiutarti a monitorare il costo di acquisizione del cliente, una metrica essenziale per definire la tua redditività e ottimizzare i tuoi sforzi di vendita.

Ricerca e sviluppo

Questa è una sottocategoria fondamentale nel settore SaaS, e i costi sostenuti qui di solito includono:

  • Licenze software
  • Attrezzatura
  • Salario del team di ingegneri e altre spese

Molte aziende inseriscono Ricerca e Sviluppo nella stessa categoria di Spese Generali e Amministrative. Tuttavia, ci sono alcuni motivi per cui le aziende SaaS dovrebbero tenerli separati. In primo luogo, la creazione di software è più impegnativa in ricerca e ingegneria rispetto alla maggior parte degli altri settori. In secondo luogo, più dettagliate sono le note spese, più facile sarà monitorare il tuo rendimento.Terzo, avrai una maggiore comprensione della tua spesa in ricerca e sviluppo e potrai monitorare se hai guadagnato abbastanza.

Dopo aver stabilito con successo le categorie sopra menzionate, è il momento di configurare il tuo reparto G&A. La parte generale è costituita dai costi generali delle operazioni aziendali quotidiane. La parte amministrativa tiene conto delle sottocategorie che non sono direttamente collegate al reparto specifico della tua azienda.

La G&A delle SaaS include le seguenti spese categorie:

  • Affitto di spazi per uffici
  • Utilità
  • Bolletta Internet
  • Software e servizi (diversi dal supporto e dalle vendite menzionati sopra)
  • Gestione stipendi
  • Assicurazione
  • Viaggi
  • Servizi professionali (legale, contabile, consulenza, ecc.)
  • Spese d’ufficio (attrezzature, forniture, ecc.)

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Spese G&A per le SaaS: tutto quello che c’è da sapere

Si tratta di una importante categoria di spesa che, se impostata correttamente, può fare una differenza enorme per la tua azienda. Vediamo cosa serve per far funzionare questa categoria.

Potresti aver visto sentito che G&A è una categoria di spesa “universale“. Tuttavia, bisogna prendere questo termine con le pinze. Adattare “il resto” delle categorie di spesa non lo rende un “cassonetto della spazzatura”. Ad esempio, abbiamo menzionato la sottocategoria di spesa “Software” quattro volte nel nostro articolo. Non è stato un caso: i reparti di assistenza clienti, vendite, marketing e ricerca e sviluppo hanno tutti bisogno di un software specifico per operare al massimo della produttività. Tuttavia, per ciascuno di questi team, la riga “Software e servizi” nel conto economico intende cose diverse.

Sebbene software come Hubspot possano offrire una combinazione di servizi per tutti i reparti, manteniamo questo esercizio semplice e proponiamo che ogni dipartimento utilizzi un software diverso e non correlato. Questo utilizzo rende la riga “Software e servizi” per tutte le categorie di spesa una sottocategoria distinta per servizi separati.

Una parte della G&A è fissa: la spesa sarà comunque presente anche se la tua azienda smette di vendere e indipendentemente dalla produzione. Supponiamo che tu non abbia acquisito alcun cliente ad agosto: dovrai comunque pagare l’affitto per lo spazio ufficio e “tenere le luci accese” per i clienti esistenti.

L’altra parte delle spese di G&A può variare a seconda dei servizi di cui la tua azienda ha bisogno e delle attrezzature che scegli di acquistare in un dato momento. Se hai classificato correttamente i costi fino a questo punto, ridurrai le spese semi-variabili senza compromettere la qualità del servizio, lo sviluppo del prodotto e il marketing.

Ad esempio, aggiornare la tua stampante potrebbe essere un lusso durante un mese lento. E mentre l’aggiornamento probabilmente semplificherebbe la vita del personale dell’ufficio, non influenzerebbe direttamente la qualità del tuo SaaS. Pertanto, la natura accomodante di questa categoria la rende un obiettivo primario quando è necessario ridurre la spesa. Distinguere tra G&A fisse e semi-variabili ti spingerà verso un approccio più esperto ed efficiente in termini di costi.

Le differenze tra le SaaS e le aziende tradizionali non si esauriscono con la categorizzazione delle spese. Mentre altre società hanno una fascia G&A del 12-14% rispetto alle entrate, le società SaaS arrivano fino al 20%. Secondo gli esperti, la ragione principale di ciò è il continuo miglioramento dei sistemi aziendali e degli investimenti in strumenti digitali. Un altro motivo è la crescita costante che sperimentano le aziende SaaS. In ogni caso, tenere conto delle spese G&A e l’attuazione di un’attenta categorizzazione dovrebbero essere una priorità per chiunque lavori con la contabilità SaaS.

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Scritto da Filippo Sini