Con l’introduzione di un nuovo servizio di migrazione dei dati, Google ha semplificato il trasferimento dei file da Dropbox a Google Drive. Questo strumento si aggiunge a una serie di funzionalità esistenti, che consentono di importare dati da altre piattaforme cloud, come OneDrive. Con questa iniziativa, Google sta creando un percorso di accesso diretto al proprio ecosistema, attirando un numero crescente di utenti dalle piattaforme concorrenti.
Requisiti per la migrazione
È fondamentale considerare alcuni aspetti prima di intraprendere il processo di migrazione. L’operazione deve essere eseguita da un super amministratore tramite la console di amministrazione di Google, poiché gli utenti normali non hanno la possibilità di avviare questa procedura autonomamente.
Inoltre, esiste un limite al numero di utenti e cartelle che possono essere migrati contemporaneamente: è possibile trasferire solo i dati di 100 utenti Dropbox e le relative cartelle di team in un’unica operazione.
Pertanto, se l’azienda conta 500 dipendenti, il trasferimento dovrà avvenire in cinque fasi distinte, il che richiede una pianificazione attenta.
Responsabilità legali e di conformità
Un aspetto cruciale riguarda la responsabilità delle aziende in relazione ai requisiti di conformità. Google chiarisce che il suo strumento di migrazione è progettato per scopi di produttività e non per questioni legali. Pertanto, qualora siano presenti obblighi di conservazione legale, è fondamentale eseguire un backup di tutti i documenti pertinenti prima di procedere con la migrazione, per evitare complicazioni legali.
Procedura di migrazione
Per avviare il processo di migrazione, l’amministratore deve accedere alla console di amministrazione di Google e seguire il percorso Menu > Dati > Importazione ed esportazione dati > Migrazione dati (Nuovo). Qui sarà possibile collegarsi all’account Dropbox Business utilizzando le credenziali di amministratore.
Il fulcro del trasferimento risiede nella mappatura dei dati tramite file CSV. È necessario creare un file CSV per indicare quali cartelle di Dropbox trasferire e un altro per mappare le identità degli utenti da Dropbox a Google Workspace. La corretta impostazione delle colonne è fondamentale; un errore nella struttura del file CSV comporterebbe la necessità di ricominciare da capo.
Dettagli sulla mappatura
Il file CSV per la mappatura delle cartelle richiede la specifica di un valore di origine di Dropbox, come l’indirizzo email della cartella personale di un utente o il percorso della cartella di un team. È necessario anche un ID per la cartella di destinazione, che indicherà su quale unità condivisa migrerà una cartella di team. Inoltre, è richiesta una colonna GUser di destinazione con un’email di Workspace per l’assegnazione della proprietà.
Il file CSV di identità, invece, è più semplice e collega gli indirizzi email degli utenti di Dropbox a quelli di Workspace. Se gli indirizzi sono identici, il trasferimento è automatico; in caso contrario, sarà necessario effettuare delle copie manuali.
Compatibilità e disponibilità
La nuova funzionalità di migrazione è disponibile per diversi abbonamenti di Google Workspace, tra cui Business Starter, Standard e Plus, Enterprise Starter, Standard e Plus, Essentials Starter, Enterprise Essentials ed Education Fundamentals. Il rilascio avverrà in modo graduale, pertanto è fondamentale rimanere aggiornati sulle novità.
Google ha semplificato in modo significativo il processo di migrazione da Dropbox a Google Drive, rendendo accessibile a molte aziende la possibilità di trasferire i propri dati senza intoppi. È tuttavia essenziale seguire attentamente le procedure indicate e considerare le responsabilità legali prima di effettuare qualsiasi operazione di questo tipo.
